On vise à bien comprendre le concept pour être en mesure d’en discuter avec l’équipe.

Actions à entreprendre : 

• Lire la section La pérennisation
• Visionner cette courte vidéo
• Réaliser le quiz pour tester ses connaissances
• Transmettre les accès de la boîte à outils au reste de l’équipe et les inviter à faire le quiz (ce lien vous permet d’exporter le quiz dans votre propre application Forms)

On vise à :

2.1 – Identifier les grandes « familles d’activités » du projet :

• Une famille d’activités correspond à un ensemble cohérent d’activités qui contribuent aux mêmes effets, qui produisent des changements similaires ou complémentaires et qui constituent une composante identifiable du projet. Les activités d’une même famille doivent aussi partager une logique d’intervention cohérente (p. ex. : mobilisation, formation, financement, événement, etc.).

Par exemple, vos familles d’activités pourraient être « Communauté de pratique », « Création de contenu » et « Démarchage ».

• L’objectif n’est pas de créer une structure parfaite, mais de définir des regroupements suffisamment clairs pour soutenir une analyse structurée et éclairer les choix de pérennisation.
• Assurez-vous que les activités appartenant à une même famille soient bien visibles dans le modèle logique de votre projet.

Par exemple, si une famille d’activités s’intitule « Communauté de pratiques », les activités visibles dans le modèle logique pourraient être : rencontres mensuelles, infolettre saisonnière, série de webinaires.

2.2 – S’assurer que le résultat ultime visé par le projet est atteignable :

• Important : Dans un modèle logique de projet, le résultat ultime devrait être ambitieux, mais réaliste, c’est-à-dire s’inscrire dans un horizon temporel clair et cohérent avec la portée du projet. Idéalement, il devrait être atteignable dans un délai raisonnable suivant la mise en œuvre du projet.
• Il ne s’agit pas de projeter un changement très éloigné des objectifs du projet, mais plutôt d’imaginer une suite logique qui pourra servir de base de compréhension du projet actuel pour les partenaires.

Actions à entreprendre :

• Consulter la fiche modèle logique ainsi que cette courte vidéo
• Élaborer un modèle logique si vous n’en possédez pas déjà
• Évaluer si vous devez adapter votre modèle logique actuel en vous posant les questions suivantes : les grandes familles d’activités du projet sont-elles bien identifiables, et le résultat ultime est-il atteignable dans un proche futur?

a) Si oui, votre modèle logique tient la route pour être présenté dans une démarche de pérennisation.

b) Sinon, vous devez retravailler votre modèle logique en conséquence.

• Aller inscrire les grandes familles d’activités du projet dans votre tableau intégrateur.

On vise à déterminer le degré de maturité de chaque famille d’activités et des impacts du projet.

Actions à entreprendre :

• Prendre connaissance du mini-guide qui sert à orienter vos réflexions sur le degré de maturité de chaque famille d’activités du projet.
• Compléter la colonne « Niveau de maturité » de votre tableau intégrateur.

On vise à vérifier la capacité et les limites de l’organisme à continuer les activités, à perpétuer les impacts et les effets du projet ou de ses développements.

Actions à entreprendre :

• Faire le lien entre la planification stratégique et les suites probables du projet. Il s’agit de se poser les questions suivantes :

a) La planification stratégique est-elle à jour?
b) Pour chaque famille d’activités du projet, se demander si les activités ou les impacts ont une place dans la planification stratégique de l’organisation.

• Si oui, quelle ampleur les activités peuvent-elles prendre? (ressources prévues, priorités)
• Si non, le futur du projet devra-t-il être recadré pour mieux répondre aux orientations, ou y a-t-il des organisations qui ont une mission concordante?

À l’issue de votre réflexion, formalisez vos conclusions sur comment l’organisation peut (ou non) porter les suites du projet. Ainsi, pour chaque famille d’activités du projet, il s’agit de déterminer :

• Alignement faible, moyen ou fort avec la planification stratégique;
• Consigner ces conclusions dans votre tableau intégrateur.

On vise à mettre en place une démarche participative pour renforcer la pérennité des impacts du projet, notamment en mobilisant un comité stratégique de pérennisation.

Une étape primordiale dans la mise en place de la pérennisation est de s’assurer que les bases du projet font consensus. Ce sont les partenaires qui permettront au projet et à ses impacts de prendre de l’ampleur. Ils constituent l’effet multiplicateur essentiel à tout projet.

Les rôles suivants sont idéalement représentés dans le comité :

Actions à entreprendre :

• Prévoir ses arguments de recrutement et l’agenda des rencontres
• Identifier et recruter les personnes selon les rôles suggérés
• Préparer les membres du comité stratégique de pérennisation à leur nouveau rôle et s’assurer qu’ils ont accès aux notions de pérennisation par le transfert des outils offerts dans la section Outils et ressources.

On vise à préparer le comité à la démarche de pérennisation. Plus précisément, il s’agit d’expliquer le projet, de camper la démarche et ses objectifs, ainsi que de faire comprendre le concept de pérennisation aux membres du comité.

Actions à entreprendre :

En préparation de cette rencontre, envoyer aux membres du comité de pérennisation :

a) La fiche synthèse intitulée « La pérennisation d’un projet, de ses activités ou de ses impacts », et la capsule sur la pérennisation
b) Le modèle logique du projet (la version révisée à l’étape 2)
c) L’agenda proposé pour la rencontre

On vise à rallier les acteurs et les partenaires autour d’une vision commune.

La vision diffère des objectifs et des résultats attendus du projet, car elle se penche sur la finalité recherchée à plus long terme, au-delà même de l’existence du projet. À cette étape, il faut tenter de s’affranchir des besoins matériels et financiers immédiats. Toutefois, gardez en tête les contraintes réglementaires et les mythes mentionnés dans la capsule.

Quelques questions pour vous aider :

• Quels sont les impacts que vous voulez voir perdurer?
• Quels sont le ou les changements que vous voulez induire à long terme?
• Quel est le futur souhaitable?

Actions à entreprendre :

• Visionner le webinaire : Définir la vision de votre projet collectif : les étapes clés (1 h)
• Consulter le mini-guide pour faciliter l’organisation d’une seconde rencontre du comité de pérennisation du projet.
• Réaliser l’activité avec le comité de pérennisation du projet.

On vise à :

8.1 – Réunir les énoncés obtenus en un énoncé de vision en concordance avec la planification de l’organisme;
8.2 – Favoriser l’appropriation par l’organisme de cette vision;
8.3 – Valider l’énoncé final par le comité.

Actions à entreprendre :

• Travailler avec l’équipe interne pour une proposition finale de la vision
• La soumettre par courriel aux membres du comité en leur fixant un délai d’approbation
• Sensibiliser votre organisation à propos de l’énoncé de vision obtenu
• Identifier les similarités ou recoupements potentiels avec les orientations de la planification (consulter les conclusions de l’étape 4).

On vise à identifier les éléments (internes et externes) qui peuvent avoir un impact sur la poursuite des effets de vos activités dans le temps.

La question suivante est le point central des discussions : « Quels sont les éléments qui peuvent avoir un impact sur la poursuite des effets de vos activités dans le temps? »

Actions à entreprendre :

• Consulter le mini-guide ainsi que l’activité d’animation à laquelle il réfère
• Réaliser l’animation pour chaque famille d’activités avec le comité de pérennisation du projet.

Conseil : Il est possible de mener l’activité de l’étape 10 lors d’une même rencontre si vous avez peu de famille d’activités et si vous souhaitez réunir votre comité moins fréquemment.

On vise à :

10.1 – Réaliser une activité intégratrice qui réunit les familles d’activités et les compare selon leurs impacts et les efforts à y consacrer.
10.2 – Alimenter une prise de décision stratégique sur la poursuite des effets d’un projet dans le temps.

La question suivante est le point central des discussions : « Quelles familles d’activités se révèlent les plus stratégiques en fonction des effets réels du projet et des efforts requis pour les maintenir dans le temps? »

Actions à entreprendre :

• Consulter le mini-guide ainsi que l’activité d’animation à laquelle il réfère
• Réaliser l’activité avec le comité de pérennisation du projet

On vise à favoriser la prise de décisions collective.

Conseil : Vous pourriez être tenté de réaliser l’activité avec votre équipe interne. Nous vous conseillons toutefois de réunir votre comité une dernière fois afin d’avoir un consensus sur les activités qui perdureront et de saisir des opportunités, voire même des intentions des partenaires de s’impliquer.

Actions à entreprendre :

• Consulter le mini-guide ainsi que l’activité à laquelle il réfère
• Réaliser l’activité avec le comité de pérennisation du projet

On vise à cette étape de l’objectif de formuler des choix clairs et assumés quant à l’avenir de chaque famille d’activités, en s’appuyant sur l’ensemble des analyses réalisées (maturité, capacités, impact-effort, Étoile du changement). Il ne s’agit plus d’explorer, mais bien de décider.

Actions à entreprendre :

• Dans un premier temps, et en équipe interne, prenez un moment pour observer l’ensemble du tableau intégrateur afin de dégager une lecture globale : quelles familles apparaissent les plus porteuses? Lesquelles semblent plus fragiles ou exigeantes? Cette lecture permet de situer les priorités relatives et de préparer les arbitrages.
• Ensuite, pour chaque famille d’activités, discutez collectivement des questions suivantes :

a) Cette famille contribue-t-elle de manière significative à la poursuite des effets du projet?

b) Avons-nous (ou pouvons-nous développer) les capacités nécessaires pour le porter dans le temps?

c) Les efforts requis sont-ils justifiés au regard de sa valeur?

• À la lumière des échanges (notamment de l’Étoile du changement), quelle orientation se dégage le plus clairement : poursuivre tel quel, adapter, transformer ou ne pas poursuivre?
• À l’issue de la discussion, identifiez une voie de pérennisation principale pour chaque famille, accompagnée au besoin d’une courte nuance (condition de succès, ajustement nécessaire, ou mise en garde).

a) Pour rappel, les voies de pérennisation comprennent notamment la cession vers un autre organisme, la consolidation, l’essaimage et la dissémination.

b) Allez inscrire le résultat de cette analyse dans votre tableau intégrateur.

On vise à choisir le type de plan adéquat à la future situation du projet.

Il est fort probable qu’à ce stade, vous ne puissiez produire qu’un plan d’action préliminaire, dans lequel se retrouvera une recherche de ressources ou d’expertise pour réaliser un plan plus ambitieux.

Selon le stade de votre projet, des exemples de plan sont proposés dans la section Outils et ressources : plan d’affaires, plan d’action, chemin de changement, feuille de route, plan de transfert de connaissances.

On vise à :

14.1 – Mettre en place et maintenir une collaboration entre les partenaires.
14.2 – Diffuser le résultat à vos collaborateurs et poursuivre le suivi.
14.3 – Réaliser et effectuer le suivi du plan élaboré.

Actions à entreprendre :

• Réaliser une tournée de rencontres individuelles avec vos partenaires pour valider les contributions de chacun et favoriser l’appropriation du plan de pérennisation.
• Bâtir une stratégie de suivi avec les partenaires : tableau de bord interactif, série de rencontres, etc.